JÄRVISEUDUN KENNELKERHO RY PÖYTÄKIRJA

 

Hallitus

 

HALLITUKSEN KOKOUS

Aika tiistai 15.8.2017 klo 18.30

Paikka Patruunantie 8,62800 Vimpeli, ravintola Ristiviitonen

 

Paikalla:

Hankkila Veikko

Isoniemi Helena

Ketoja Marko

Kuoppala Jukka, puheenjohtaja

Lehtonen-Jukantupa Leila

Savola Eeva-Maija

Siekkinen Hanna-Kaisa

Siponkoski Anna-Maija

Åby Kaija, varajäsen

 

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.35 ja sihteeriksi valittiin Leila Lehtonen-Jukantupa.

 

2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

 

3. Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytökirjantarkastajiksi valittiin Helena Isoniemi ja Anna-Maija Siponkoski.

 

4. Kontti ja kenttä – loppulausuma

- Puheenjohtaja on tilannut kontin, josta sähköpostitse hallitusta aiemmin informoi. Kontti saapunee Alajärvelle viimeistään viikolla 34. Kontti lisätään yhdistyksen vakuutukseen. Rahastonhoitaja hankkii konttiin lukon ja siihen kymmenen (10) numeroitua (numerot 1-10) avainta sekä pitää luetteloa avainten haltijoista. Avaimen voi saada yhdistyksen kouluttaja tai aktiivinen harrastaja, kuitattuaan avaimen saaduksi. Avainta ei saa luovuttaa muille. Mikäli avaimen haltija hukkaa avaimen, uusi lukko ja avaimet vaihdetaan hänen kustannuksellaan.

- Alajärven kaupunki on luvannut yhdistyksen käyttöön Toukolan kentän vuosi kerrallaan. Kentän käyttöohjeista tehdään säännöt, jotka tulevat näkyville kentälle ja yhdistyksen kotisivuille. Tällä hetkellä kenttä tarvitsee lanausta, puheenjohtaja ottaa asiaa hoitavaan henkilöön yhteyttä.

 

5. Kerhon käytännöt

Toimikuntien toimintaperiaateluonnokset ja kouluttajaedut, yhdistyksen säännöt ja hallituksen kokouksien pöytäkirjat (tämä kokous ja kaikki siitä eteenpäin) lisätään yhdistyksen kotisivuille. Yhdistyksen käytäntöjen kirjaamista jatketaan. Ehdotukset ja mahdolliset muutosesitykset lähetetään Leila Lehtonen-Jukantuvalle sähköpostitse. Hallitus käsittelee kokouksissaan ehdotetut muutokset.

 

6. Kerhon rahaliikenne

- Hallitus käy seuraavassa kokouksessa läpi yhdistyksen tiliotteet vuodelta 2016 sekä alkuvuodelta 2017. Hallitus päätti myöntää puheenjohtajalle Jukka Kuoppalalle yhdistyksen tilin (Oma SP Alajärvi) laajat käyttöoikeudet tästä päivästä eteenpäin niin kauan, kun hän toimii yhdistyksen puheenjohtajana. Tämän jälkeen tehdään uusi tiliä koskeva käyttöoikeus päätös seuraavalle puheenjohtajalle.

 

 

7. Tiedottaminen

- Toimikunnissa kaikki asiat kiertävät oman tehtäväalueensa puheenjohtajan kautta, joka tarvittaessa vie asioita eteenpäin toimikuntaan ja hallitukselle. Lisäksi toimikunnan puheenjohtaja pitää yhdistyksen puheenjohtajan ajan tasalla toimikunnan alaisesta toiminnasta. Toimikuntien puheenjohtajia ei voi sivuuttaa toimikuntia koskevissa asioissa.

- Kaikilla yhdistyksen jäsenillä tulee olla yhtäläinen oikeus osallistua yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin. Koulutuksiin, joihin vaaditaan ennakkoilmoittautuminen: Ilmoittautumisia otetaan vastaan aikaisintaan kahden päivän kuluttua koulutuksen ilmoittamisesta kotisivuilla. Näin mahdollisimman moni ehtii huomata itseään kiinnostavan koulutuksen. Suosittuihin koulutuksiin ei valita osallistujia ilmoittautumisjärjestyksen perusteella, vaan niihin on etuoikeus niillä, jotka eivät aiempaan mahtuneet mukaan. Mikäli tulijoita/edellä kerrottuja etuoikeutettuja koulutukseen on huomattavasti enemmän kuin paikkoja, tulee paikat arpoa.

- Yhdistyksen virallisten koulutusten on oltava yhdistyksen kotisivuilla vähintään viikkoa ennen koulutuksen alkua tai viimeistään kaksi päivää ennen ilmoittautumispäivää. Tämän vuoksi koulutuksista on ilmoitettava kotisivujen ylläpitäjälle vähintään kaksi viikkoa aikaisemmin ennen koulutuksen alkamista tai viimeistä ilmoittautumispäivää.

- Pelkästään Facebook-ilmoittelu ei täytä yhdistyksen virallisten koulutusten ja yhteistreenien kriteeriä. Kaiken yhdistyksen virallisen toiminnan tulee löytyä yhdistyksen kotisivuilta em. aikaedellytyksin. Pelkästään Facebook-ilmoittelun kautta ilmoitetut koulutukset, yhteistreenit yms. ovat jäsenten keskinäistä ja epävirallista toimintaa, joka ei oikeuta mm. koulutusetuihin.

- Sovitut koulutuskerrat pidetään kelistä riippumatta ja kouluttajan ollessa estynyt, hän hankkii itselleen sijaisen kyseiselle koulutuskerralle. Poikkeuksen tekee, jos kaikki osallistujat yhteystietoineen ovat tiedossa ja heidät kaikki saadaan ajoissa tavoitettua ja kerrottua koulutuskerran siirtymisestä toiseen ajankohtaan.

 

8. Jäsenyysasiat

- Todettiin, ettei nykyinen käytäntö toimi riittävän nopeasti uusien jäsenien hyväksymisessä. Päätettiin, että jäseneksi haluavien yhteystietolomakkeet kulkevat edelleen Leila Lehtonen-Jukantuvan tekemän lomakkeen kautta, ja hän antaa hallitukselle ja rahastonhoitajalle jäsenhakemukset tiedoksi kerran viikossa tai harvemmin sen mukaan, miten uusia jäsenhakemuksia tulee. Hyväksytyille jäsenille tulee lähettää jäsenmaksutiedot mahdollisimman pian.

- Päätettiin, että pentukurssilletulijoiden ei tarvitse täyttää jäsenhakemusta vaan pentukurssin kouluttajat antavat heille suoraan jäsen- ja kurssimaksutiedot ja pyytävät ensimmäiselle kerralle maksukuitit näytille.

- Muistutettiin yhdistyksen sääntöjen kohdasta ”Jos jäsen ei ole kehoituksesta huolimatta suorittanut erääntynyttä jäsenmaksua huhtikuun loppuun mennessä, voi hallitus katsoa jäsenen eronneeksi.” Tämän sääntökohdan toteutuminen edellyttää maksukehoituksen lähettämistä jäsenille, joilla jäsenmaksu on erääntynyt, ja huhtikuun jälkeen toimitettavaksi hallitukselle lista henkilöistä, joilla jäsenmaksu on edelleen maksamatta.

- Päätettiin, että jäseniltä aletaan kerätä matkapuhelinnumeroita sähköpostin lisäksi. Jäsenmaksumuistutukset voidaan näin ollen lähettää tekstiviestillä tai sähköpostitse kirjepostin sijaan.

 

9. Koiranäyttelymatka Helsinkiin

Kaija Åby esitteli saamansa matkatarjouksen koiranäyttelymatkasta Helsinkiin 8-10.12.2017. Päätettiin matkapäiviksi 9-10.12. ja matka toteutuu, mikäli osallistujia tulee riittävästi kattamaan kulut. Mukaan mahtuu 20 ihmistä koirineen, hinta tuolloin noin 200e/hlö. Maksetaan tähän matkaan osallistuville yhdistyksen jäsenille tukena hotellihuoneen lemmikkimaksu 10-15e/jäsen.

 

10. Muut esille tulevat asiat

- Keskusteltiin yhdistyksen Paras näyttelykoira-säännöistä ja hyväksyttiin uudet säännöt pienin muutoksin.

- Todettiin, että kaikkeen kerhon hankintoihin on oltava hallituksen hyväksyntä. Toimikunnat esittävät kalustohankinnat hallitukselle, koskee myös jo käynnissä olevia hankintoja.

- Keväisestä suunnitelmasta poiketen yhdistys ei järjestä syksyllä luonnetestiä.

- Aiemmin sovittu tokohyppyeste on nyt hankittu.

- Keskustelua MH-kuvauksessa tarvittavasta 9mm starttipistoolista.

- Sovittiin seuraava hallituksen kokous pidettäväksi 22.11. klo 18.30 Ravintola Ristiviitonen, Vimpeli. Jouluruokatarjoilu, jonka vuoksi ilmoitettava mukaantulonsa viimeistään kahta viikkoa ennen puheenjohtajalle tai muulle myöhemmin määrätylle henkilölle.

 

11. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.28.

 

Jukka Kuoppala

kokouksen puheenjohtaja

 

Leila Lehtonen-Jukantupa

sihteeri

 

Helena Isoniemi

pöytäkirjantarkastaja

 

Anna-Maija Siponkoski

pöytäkirjantarkastaja